Projekte mit KI steuern / Kapitel 1.0b · Leseeinheit
Quick-Win
Eine vollständige Lektion aus dem Kurs, ungekürzt. Im Kurs kommen Videolektionen, Übungen mit KI-Rückmeldung, Quizze, Community und Teilnahmebescheinigung dazu.
Bevor wir über Prompt Engineering, Frameworks oder Governance sprechen, zeige ich dir, warum KI für Projektmanager überhaupt interessant ist.
Von KI hören viele täglich. Wenige erleben, wie sie die eigene Arbeit leichter macht. Deshalb fangen wir mit einem realistischen Projekt an und mit vier Aufgaben, die im Projektalltag ständig vorkommen. Nicht in der Theorie — so, wie du es morgen im Job einsetzen könntest.
Was du brauchst
Kai — im Kurs ist dein KI-Assistent direkt in dieser Lektion eingebettet; dort probierst du die Prompts aus, ohne die Seite zu verlassen.
Claude.ai — alternativ, falls du lieber direkt dort arbeitest (claude.ai)
Optional: Word, Excel oder Google Docs für Notizen
Diese Lektion dauert ca. 10 Minuten. Du führst vier Prompts aus — im Kurs direkt bei Kai, sonst in Claude — und siehst die Ergebnisse. Kein Vorwissen nötig.
Das Szenario: NovaTech GmbH
Die NovaTech GmbH ist ein mittelständischer IT-Dienstleister mit 320 Mitarbeitenden. Der Vertrieb läuft noch weitgehend manuell — Angebote, Statusanfragen, Kundenkommunikation. Die Geschäftsführung hat entschieden: Ein KI-gestütztes Kundenportal soll das ändern.
Du bist die Projektleitung. Der Projektauftrag ist genehmigt. Das Kick-off findet in zwei Wochen statt.
Aufgabe 1 — Projektbeschreibung erstellen
Eine Projektbeschreibung schafft Klarheit über Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen. Gib diesen Prompt bei Kai ein (oder in Claude):
Erstelle eine professionelle Projektbeschreibung für folgendes Vorhaben:
Unternehmen: NovaTech GmbH, IT-Dienstleister, 320 Mitarbeitende
Projekt: Einführung eines KI-gestützten Kundenportals
Ziele:
- Automatisierung der Angebotserstellung
- Zentrale Kundenkommunikation
- Self-Service für Statusabfragen
Projektteam: 1 Projektmanager, 2 Entwickler, 1 UX-Designerin, 1 Vertriebsvertreter
Laufzeit: 6 Monate | Budget: 180.000 €
Erstelle eine strukturierte Projektbeschreibung mit:
- Ausgangssituation
- Projektzielen
- Scope (In Scope / Out of Scope)
- Projektorganisation
- Erfolgsfaktoren
Du bekommst innerhalb von Sekunden einen vollständigen Erstentwurf. Deine Aufgabe: prüfe das Ergebnis. Was fehlt? Was passt nicht? Was würdest du konkretisieren?
Aufgabe 2 — Statusbericht schreiben
Vier Wochen später fordert dein Projektsponsor einen Statusbericht an. Kopiere diesen Prompt:
Erstelle einen Projektstatusbericht für Monat 1 des NovaTech-Kundenportal-Projekts.
Aktueller Stand:
- UX-Konzept: fertig und freigegeben
- Backend-Architektur: in Arbeit, eine Woche Verzug
- Budgetverbrauch: 22.000 € von 180.000 €
- Datenschutzfreigabe für LLM-Integration: noch offen
Nutze RAG-Ampeln (Grün/Gelb/Rot) und formuliere konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte.
Die KI erstellt Management Summary, Statusübersicht, Ampelbewertung, Risiken und Handlungsempfehlungen. Deine Aufgabe: Stimmt die Ampelbewertung mit deiner Einschätzung überein?
Aufgabe 3 — Risikoregister anlegen
Kopiere diesen Prompt:
Identifiziere typische Risiken für ein KI-Kundenportal-Projekt in einem mittelständischen IT-Unternehmen.
Bewerte jedes Risiko nach:
- Wahrscheinlichkeit (1–5)
- Auswirkung (1–5)
- Risikoscore (Produkt)
- Gegenmaßnahme (1 Satz)
- Verantwortliche Rolle
Sortiere die Risiken nach Priorität. Erstelle mindestens 8 Risiken.
Innerhalb von Sekunden entsteht ein strukturiertes Risikoregister. Deine Aufgabe: Welche projektspezifischen Risiken würdest du ergänzen, die die KI nicht kennen kann?
Aufgabe 4 — Stakeholder-Matrix erstellen
Kopiere diesen Prompt:
Erstelle eine Stakeholder-Analyse für das NovaTech KI-Kundenportal-Projekt.
Stakeholder:
- Geschäftsführung
- Vertriebsleitung
- IT-Leitung
- Datenschutzbeauftragte
- Vertriebsmitarbeitende
- Externer KI-Anbieter
Für jeden Stakeholder:
- Interessen
- Einfluss (hoch/mittel/niedrig)
- Aktuelle Haltung zum Projekt
- Empfohlene Kommunikationsstrategie
Deine Aufgabe: Stimmt die Einschätzung zur Haltung der Stakeholder mit deiner Erfahrung überein? Was würdest du korrigieren?
Was du gerade gesehen hast
Vier zentrale Projektdokumente in unter 10 Minuten — nicht weil die KI alles besser weiß, sondern weil die Kombination aus deiner Projekterfahrung und der Strukturierungsgeschwindigkeit der KI Zeit spart.
KI übernimmt die wiederkehrende Vorarbeit. Die Verantwortung, die Entscheidungen und die fachliche Bewertung bleiben bei dir.
Im nächsten Abschnitt geht es darum, wie generative KI intern funktioniert — und warum das für den professionellen Einsatz im Projektalltag relevant ist.
Ergebnis teilen: Wenn du eines der KI-Outputs interessant oder überraschend fandest, teile es in der Community (Navigation oben). Was war der nützlichste Output? Was hat nicht gepasst?
Die Übung, auf die diese Lektion hinführt
Kein Beispiel, sondern die echte Aufgabe aus demselben Modul. Du gibst dein Ergebnis bei Kai ab, und er prüft es gegen das Raster darunter. Er lobt nicht pauschal: Er benennt die Stelle, die nicht trägt, und die Übung bleibt offen, bis sie trägt.
Die Aufgabe
1.4 Übung — Erste Prompts
Diese Übung spielt bewusst nicht bei NovaTech, sondern in einem fremden Projekt. Die Use Cases bauen aufeinander auf; hier geht es darum, ob du das Vorgehen auch auf einen Fall überträgst, über den du noch nichts weißt.
Worauf es bei den Prompts ankommt, in Kurzform:
Kontext: Was muss die KI über den Fall wissen? Budget, Termine, Beteiligte.
Rolle: Aus welcher Perspektive soll sie antworten? „Du bist eine erfahrene Projektleitung."
Aufgabe: Was genau soll entstehen? Ein Verb, kein Thema.
Format: Wie soll das Ergebnis aussehen? Tabelle, Liste, Länge.
Constraints (Grenzen): Was ist verbindlich oder verboten? Keine erfundenen Zahlen, bei fehlenden Angaben „noch unklar" schreiben, vertrauliche Namen draußen lassen.
Kai — dein KI-Assistent ist direkt in dieser Lektion eingebettet. Nutze ihn für alle drei Aufgaben.
Sonst nichts: Deine Ergebnisse trägst du in die Felder unter den Aufgaben ein, sie werden automatisch gespeichert.
Bearbeite die drei Aufgaben der Reihe nach — sie bauen aufeinander auf.
Woran sie gemessen wird
Für diese Übung sind 5 Prüfkriterien hinterlegt. Sie stehen fest, bevor du abgibst, und Kai bewertet dagegen — nicht gegen einen Gesamteindruck.
Ein vollständiges Bewertungsraster ist im Wortlaut öffentlich einsehbar.
