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Business-Case-Rechner

Nimm ein Vorhaben, das du gerade begründen musst. Trag ein, was die Einführung einmalig kostet, was sie danach jedes Jahr kostet und welchen Nutzen du pro Jahr erwartest. Diese Seite stellt die drei Zahlen nebeneinander und zeigt, wie weit deine Annahmen danebenliegen dürfen, bevor die Rechnung kippt.

3 Zahlen~2 MinutenErgebnis am BildschirmKostenlos
Alles bis zum Go-live: Entwicklung, Integration, Datenaufbereitung, Einführung, Schulung beim Rollout.
€ einmalig
Was ab Go-live jedes Jahr anfällt. Das ist das Feld, das in den meisten Business Cases fehlt.
€ / Jahr
Was gehört in die laufenden Kosten?

Dazu gehören: Hosting und Infrastruktur, Lizenzen, bei KI-Vorhaben auch API-, Token- und Inferenzkosten, Support und Wartung, Modell- und Versionsupdates, der Aufwand für Governance (Stichproben, Audits, Nachweise) und die anteilige Betreuung im Fachbereich, wenn jemand das System dauerhaft pflegt.

Nicht dazu gehört alles, was einmalig bis zum Go-live anfällt. Das steht oben. Die Schulung beim Rollout zählt zu den Projektkosten; die Nachschulung neuer Mitarbeitender ab Jahr zwei ist laufender Aufwand.

Wenn du keine Zahl hast, schätz sie lieber grob, als sie wegzulassen. Eine Null in diesem Feld ist fast immer falsch und verschiebt das Ergebnis stärker als jede Ungenauigkeit.

In Euro, ab Go-live. Zeitersparnis nur, soweit sie wirklich zu Geld wird.
€ / Jahr
Was zählt als Nutzen?

Drei Arten, in absteigender Belegbarkeit: vermiedene Kosten (ein Fehler, der nicht mehr passiert, kostet nachweisbar X), Zeitersparnis und zusätzlicher Ertrag. Beim letzten Punkt konservativ rechnen: Er ist der Teil, den Prüfende zuerst angreifen.

Die unbequeme Frage bei Zeitersparnis: Zwei eingesparte Personentage pro Woche sind erst dann Nutzen, wenn jemand entscheidet, was mit der Zeit passiert: eine Stelle wird nicht nachbesetzt, ein Rückstand wird abgebaut, ein zusätzlicher Auftrag wird angenommen. Passiert das nicht, verteilt sich die Zeit unbemerkt im Alltag und taucht in keiner Zahl auf.

Ein Jahr, nicht das erste Jahr. Trag den Nutzen im eingeschwungenen Zustand ein. Dass er im ersten Jahr anläuft, behandelt diese Seite bewusst nicht. Die Grenzen stehen unter dem Ergebnis.

Über welchen Zeitraum rechnest du?

Die Rechnung ist der einfache Teil

Schwieriger ist, was danach kommt: den Nutzen so zu beschreiben, dass er messbar wird, eine Ausgangsmessung zu haben, bevor es losgeht, und nach dem Go-live zu belegen, wie viel davon wirklich angekommen ist. Genau das ist der Kurs „Nutzen belegen“, der am 16.11.2026 erscheint: Nutzen messbar machen, Ausgangsmessung, Nachweis nach dem Go-live.

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Annahmen in der Rechnung: Projektkosten fallen zu Beginn an, laufende Kosten und Nutzen ab Go-live gleichmäßig über den Betrachtungszeitraum. Es wird nicht abgezinst. Die Amortisation ist der Zeitpunkt, an dem der aufgelaufene Überschuss aus Nutzen minus laufenden Kosten die einmaligen Projektkosten deckt.

Diese Seite behauptet keine Vergleichswerte. Es gibt keine belastbare Zahl dafür, welcher Anteil laufender Kosten „normal“ ist oder welche Adoptionsquote „typisch“ wäre. Beides hängt zu stark vom Vorhaben ab. Alles auf dieser Seite ist Arithmetik aus deinen eigenen Zahlen.

Nichts, was du eingibst, verlässt deinen Browser: Die Rechnung läuft vollständig auf deinem Gerät, ohne Serveraufruf und ohne Formular. Deine Zahlen werden nirgends gespeichert.

ROI und Amortisation berechnen und was die Zahl nicht sagt

Ein Business Case ist kein Beweis, sondern eine offengelegte Annahme. Der Rechner nimmt drei Zahlen (einmalige Projektkosten, laufende Kosten pro Jahr, erwarteter Nutzen pro Jahr) und macht daraus Amortisationszeit und Rendite. Der Wert der Rechnung liegt nicht im Ergebnis, sondern darin, dass die Annahmen danach schriftlich vorliegen.

Am häufigsten scheitert ein Business Case nicht an der Formel, sondern an einer fehlenden Zahl: den laufenden Kosten. Sie stehen in vielen Vorlagen gar nicht erst als Feld, und eine Null an dieser Stelle verschiebt das Ergebnis stärker als jede Ungenauigkeit beim Nutzen.

Die drei Eingaben

Einmalige Projektkosten
Alles bis zum Go-live: Entwicklung, Integration, Datenaufbereitung, Einführung und die Schulung beim Rollout.
Laufende Kosten pro Jahr
Was ab Go-live jedes Jahr anfällt: Hosting, Lizenzen, bei KI-Vorhaben API- und Inferenzkosten, Support, Modellupdates, Governance-Aufwand und die anteilige Betreuung. Das Feld, das in den meisten Vorlagen fehlt.
Erwarteter Nutzen pro Jahr
In Euro, im eingeschwungenen Zustand. Vermiedene Kosten sind am besten belegbar, zusätzlicher Ertrag am schlechtesten. Zeitersparnis zählt erst, wenn jemand entschieden hat, was mit der Zeit passiert.

Häufige Fragen

Wie berechnet man den ROI eines Projekts?

Nutzen minus Kosten, geteilt durch die Kosten. Entscheidend ist der Zeitraum: Über ein Jahr gerechnet sieht ein Vorhaben mit hohen Einführungskosten schlecht aus, über fünf Jahre oft gut. Der Rechner stellt beides nebeneinander, damit die Wahl des Zeitraums sichtbar bleibt, statt das Ergebnis heimlich zu bestimmen.

Was ist die Amortisationszeit?

Der Zeitpunkt, an dem der aufsummierte Nutzen die aufsummierten Kosten übersteigt. Sie ist die ehrlichere Zahl als die Rendite, weil sie nicht davon abhängt, wie lange man weiterrechnet.

Was gehört in die laufenden Kosten?

Hosting und Infrastruktur, Lizenzen, bei KI-Vorhaben API-, Token- und Inferenzkosten, Support und Wartung, Modell- und Versionsupdates, der Aufwand für Governance sowie die anteilige Betreuung. Nicht hinein gehört alles, was einmalig bis zum Go-live anfällt — die Schulung beim Rollout gehört zu den Projektkosten, die Nachschulung ab Jahr zwei zum laufenden Aufwand.

Zählt eingesparte Arbeitszeit als Nutzen?

Nur, soweit sie wirklich zu Geld wird. Zwei eingesparte Personentage pro Woche sind erst dann Nutzen, wenn jemand entscheidet, was mit der Zeit passiert: eine Stelle wird nicht nachbesetzt, ein Rückstand wird abgebaut, ein zusätzlicher Auftrag wird angenommen. Ohne diese Entscheidung ist es Entlastung, kein Ergebnis.

Reicht der Rechner für eine Investitionsvorlage?

Für die Vorprüfung ja — er zeigt, ob sich der Aufwand einer vollständigen Vorlage überhaupt lohnt. Für die Vorlage selbst fehlen Abzinsung, Anlaufkurve im ersten Jahr und Risikoszenarien. Diese Grenzen stehen bewusst unter dem Ergebnis, damit die Zahl nicht mehr verspricht, als sie trägt.

Wie rechne ich den Business Case so, dass die Finanzabteilung ihn annimmt?

Die Finanzabteilung akzeptiert Nutzen, den sie nachrechnen kann. Dafür braucht es drei Zahlen mit Herkunft: einmalige Projektkosten, laufende Kosten pro Jahr und den Nutzen pro Jahr, getrennt nach vermiedenen Kosten, Zeitersparnis und Mehrumsatz. Daraus folgen Amortisationszeitpunkt und ROI. Dazu gehören ein Ausgangswert vor dem Projekt und die Angabe, wie weit die Annahmen danebenliegen dürfen. Beispiel mit frei gewählten, nicht abgezinsten Zahlen: 240.000 € einmalig, 50.000 € laufend und 200.000 € Nutzen pro Jahr ergeben nach 1,6 Jahren die Amortisation und über drei Jahre 54 % ROI. Die Rechnung kippt, wenn der Nutzen unter 130.000 € pro Jahr fällt, also 35 % unter der Annahme. Diese Grenze gehört in die Vorlage, nicht nur das Ergebnis.

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